Süreç Yönetimi Nedir? Ne Değildir?

Süreç Yönetimi, mevcut süreçlerin nasıl çalıştığını anlamak ve iyileştirebilmek için, şirketin tüm süreçlerinin belirlenmesi, tanımlanması, belgelenmesi, sahip atanması, düzenli olarak süreç performans göstergelerin izlenerek ve değerlendirilmesi ve gerektiğinde küçük iyileştirmelerin ya da sil baştan / sıfırdan yeni tasarımların yapılmasıdır.

cropped-onkapak2.jpgSüreç yönetimi ve süreç iyileştirme bir kerede yapılıp bitirilecek bir proje değildir. Yukarda da bahsedildiği gibi ‘sürekli iyileştirme’ kavramı süreç yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, firmada Süreç İyileştirme düşünülüyorsa bunun tek seferlik bir çalışma olmadığı, firmadaki herkesin katılımını gerektiren ve devamlılık arzeden bir çalışma, ya da bir çalışma biçimi olduğu hatırlanmalıdır.

Süreç İyileştirme, bazı firmalarda çalışanlara ne yapılmak istendiğinin tam olarak ve şeffaflıkla anlatılmaması durumunda,  çalışanlarda, ‘eleman azaltmaya’ gidildiği yolunda bir endişe ve iyileştirme çalışmalarına katılmada kararsızlık, hatta direnç oluşturabilir. Süreç İyileştirme,  eleman azaltma çalışması değildir. Ancak , verimsiz iş ve adımlar azaltıldıkça görev tanımları değişebilir ya da yeni görevlere gereksinim duyulabilir. Bu da çalışanların görevlerinde değişiklikler olabileceği anlamına gelecektir.  Bu konular süreç odaklılığa geçme kararı çalışanlara duyurulurken anlatılmalıdır. Eleman azaltılması kaçınılmaz olarak gündeme gelecekse, bu kişiler için neler yapılabileceği baştan düşünülmelidir.  

Reklamlar

Süreç performans göstergeleri

Süreç Performans Göstergeleri

Süreçlerin verimliliği ve etkililiğini ölçmek amacıyla belirlenen parametrelerdir.

Bunlar için hedefler belirlenir ve düzenli ölçümlerle durum izlenir.

Ölçüm sonuçları gidilen yönü ve zaman içinde kaydedilen iyileşme veya kötüleşmeleri gösterir.

İki boyut, verimlilik ve etkililiktir.

Verimlilik, kaynak kullanımıyla ilgilidir. Az kaynak kullanımı demektir. İşin doğru yapılması diyebiliriz.

Etkililik (Bazıları buna “etkinlik” diyor, oysa İngilizce “Effectiveness”den gelir ve “Etkilik” demektir. Doğru işin yapılması demektir; Amaçlanan işin yapılması. Süreç yönetimi bağlamında, müşterinin istediklerinin, beklediklerinin yerine getirilmesi demektir.

*** Kuruluşlarda doğru olmayan yani yanlış işleri doğru yapanlar olabilir, vardır. Diğer bir deyişle, amaçlara, müşteri beklentilerine hizmet etmeyen, kuruluşa iç katma değer de sağlamayan — gereksiz– işler olabilir ve bunlar gayet verimli yapılıyor olabilir! 🙂

Süreç Belirleme ve Süreç Tanımlama

Bir kuruluş, süreçlerini belirlemeye temel süreçlerden başlamalı ve kuruluşun NE yaptığı ve/veya NE YAPMAK istediğine odaklanılmalıdır. Fonksiyonel bakış açısından kurtulmak ve bölüm, “departman” gözlüğünden bakmamak önemlidir. İş ve işin nasıl aktığı dikkate alınmalıdır.

Ana süreçlerde, birden fazla bölüm yer alır. Ana süreçler bölümler boyunca çalışırlar. Sürecin, girdisi ve çıktısı olan birbiriyle alakalı işlemler bütünü olduğu unutulmamalıdır. Sürecin çıktısı, iç veya dış müşteriye faydalı bir ürün veya hizmet olmalıdır.  Girdi ise ……..

Ana süreçler, yönetilebilir, mantıklı alt gruplara bölünerek (alt )süreçler elde edililir.  Bir süreç, alt süreçlere bölünebidiği gibi sadece işlemler / etkinlikler de içerebilir. Örneğin, …………….

Süreçler belirlendikten sonra: Her sürece bir Süreç Sahibi atanmalı ve süreçler tanımlamalıdır. Bir süreci tanımlamak demek …